W miarę jak digitalizacja staje się integralną częścią funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, temat ochrony danych osobowych zyskuje na znaczeniu. W szczególności w Unii Europejskiej, w której w maju 2018 roku zaczęło obowiązywać Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, znane szerzej jako RODO, kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych wywołują wiele pytań wśród przedsiębiorców. W szczególności małe firmy zastanawiają się, czy są zobowiązane do przestrzegania tych przepisów. Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna, a zrozumienie obowiązków nałożonych przez RODO wymaga analizy kontekstu, w jakim operują małe strony firmowe, a także sposobu, w jaki przetwarzają dane osobowe.
W pierwszej kolejności warto wyjaśnić, czym jest dane osobowe oraz w jaki sposób są one definiowane w kontekście RODO. Zgodnie z definicją zawartą w artykule 4 rozporządzenia, dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Może to obejmować imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania, a także inne dane, które w połączeniu z innymi informacjami mogą prowadzić do identyfikacji danej osoby. Przykłady danych osobowych można znaleźć w różnych aspektach działalności małych firm – od formularzy kontaktowych na stronach internetowych, poprzez systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM), aż po listy subskrybentów newsletterów.
Przepisy RODO stosują się do każdego podmiotu, który przetwarza dane osobowe, niezależnie od jego wielkości, dlatego małe firmy nie są wyjątkiem. Kluczowym elementem, który decyduje o tym, czy dany podmiot jest zobowiązany do przestrzegania RODO, jest przetwarzanie danych osobowych. Oznacza to, że nawet jednoosobowa działalność gospodarcza, która gromadzi dane klientów, jest zobowiązana do przestrzegania zasad określonych w RODO. Nie ma różnic w stosunku do wielkości przedsiębiorstwa – odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów spoczywa na każdej firmie, która wykorzystuje dane osobowe w swojej działalności.
Jednym z kluczowych wymogów RODO jest zapewnienie odpowiednich podstaw prawnych do przetwarzania danych osobowych. Małe firmy, które przetwarzają dane, muszą zatem zrozumieć, w jaki sposób te podstawy mogą być zastosowane w ich działalności. Zgodnie z artykułem 6 RODO, przetwarzanie danych może odbywać się w różnych okolicznościach, w tym na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, wykonania umowy, wypełnienia obowiązku prawnego, ochrony żywotnych interesów osoby, przetwarzania w interesie publicznym oraz z uwagi na prawnie uzasadniony interes administratora danych. W przypadku małych firm, najczęściej wykorzystywaną podstawą prawną jest zgoda, która musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Niezbędne jest również, aby zgoda ta mogła być w każdej chwili wycofana.
Sposób, w jaki małe firmy uzyskują zgodę na przetwarzanie danych osobowych, ma kluczowe znaczenie dla zgodności z RODO. W praktyce oznacza to, że na przykład formularze kontaktowe powinny zawierać odpowiednie informacje na temat przetwarzania danych oraz link do polityki prywatności, w której szczegółowo opisane są cele przetwarzania, czas przechowywania danych, a także prawa, jakie przysługują osobom, których dane dotyczą. Choć może się to wydawać kosztowne i czasochłonne, przestrzeganie tych zasad jest niezbędne, aby uniknąć potencjalnych kar, które mogą sięgać nawet milionów euro.
Innym kluczowym obowiązkiem, który spoczywa na małych firmach, jest zapewnienie odpowiednich środków bezpieczeństwa danych osobowych. RODO wymaga od administratorów danych wdrożenia odpowiednich technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych, aby zminimalizować ryzyko naruszenia prywatności osób, których dane są przetwarzane. W kontekście małych firm oznacza to, że powinny one zadbać o odpowiednie zabezpieczenia swojej infrastruktury IT, w tym korzystanie z silnych haseł, szyfrowanie danych, tworzenie regularnych kopii zapasowych oraz szkolenie pracowników w zakresie ochrony danych osobowych. Pomocne mogą być również zewnętrzne usługi, które oferują zabezpieczenia zgodne z wytycznymi RODO, co dla niektórych przedsiębiorców może okazać się bardziej efektywne kosztowo.
Małe firmy powinny być również świadome praw osób, których dane przetwarzają, które również wynikają z RODO. Osoby fizyczne mają prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. W przypadku, gdy klient zgłosi takie żądanie, mała firma musi być przygotowana do jego realizacji zgodnie z określonymi terminami. To z kolei wymaga wprowadzenia odpowiednich procedur, które pozwolą na sprawne reakcje na prośby i zapewnią zgodność z regulacjami.
Nie można zapominać również o obowiązku informacyjnym, który nałożony jest na administratorów danych. RODO w artykule 13 i 14 nakłada na poszczególne firmy konieczność informowania osób, których dane dotyczą, o ich prawach, celach przetwarzania danych oraz o tym, kto jest administratorem tych danych. Informowanie klientów o równoważnych bezpieczeństwie danych osobowych jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także działaniem, które buduje zaufanie klientów do danej marki.
Problematyka przestrzegania RODO przez małe firmy zyskuje na znaczeniu w kontekście rosnącej liczby incydentów związanych z naruszeniem ochrony danych osobowych. W obliczu pojawiających się na rynku usług cyfrowych oraz rosnącej liczby cyberataków, małe firmy często są postrzegane jako cele łatwiejsze do ataku. Mimo że mogą nie dysponować dużymi zasobami na zabezpieczenia, brak działań w tym zakresie może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym nie tylko utraty danych klientów, ale również kar nałożonych na podstawie RODO.
Warto także dodać, że małe firmy mogą mieć różne poziomy skomplikowania procesów przetwarzania danych. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych jest bardziej skomplikowane lub dotyczy dużej liczby osób, przedsiębiorca może być zobowiązany do wyznaczenia inspektora ochrony danych. Choć małe firmy są zwolnione z tego obowiązku, wprowadzanie takiej roli może być korzystne, ponieważ inspektor ten może pomóc w zarządzaniu zgodnością z RODO oraz w edukacji pracowników na temat przepisów.
W obliczu powyższych informacji, nie można jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, czy małe strony firmowe muszą przestrzegać przepisów RODO, ponieważ odpowiedź brzmi „tak”, o ile przetwarzają dane osobowe. Przestrzeganie RODO staje się kluczowym elementem działalności każdej małej firmy, która pragnie budować wiarygodność i zaufanie wśród swoich klientów, jednocześnie unikając skomplikowanych konsekwencji prawnych. Uchwały w sprawie ochrony danych osobowych w małych firmach mogą wymagać dodatkowego wysiłku, jednak ich przestrzeganie jest niezbędne w dobie cyfryzacji, w której ochrona danych staje się priorytetem zarówno dla przedsiębiorstw, jak i ich klientów.
